Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) und Datenschutz

Der § 84 Abs. 2 SGB IX (Neuntes Buch des Sozialgesetzbuches) verpflichtet seit dem Jahre 2004 Arbeitgeber zur Durchführung des sogenannten Betrieblichen Eingliederungsmanagements, sobald ein Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig ist. Inwieweit der Arbeitnehmer schwerbehindert ist, spielt hierbei keine Rolle. Im Bereich BEM gibt es verschiedene datenschutzrechtlich relevante Punkte zu beachten.

Zweck des BEM
Die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers soll überwunden werden. Dazu wird geklärt mit welchen Hilfen und Leistungen einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden kann. Ziel ist es den Arbeitsplatz des Betroffenen zu erhalten, damit die Fähigkeiten des Arbeitnehmers weiter genutzt dessen Produktivität sichergestellt werden können.

Einwilligung des Arbeitnehmers
Das BEM ist ein freiwilliges Angebot an den betroffenen Arbeitnehmer. Dieser muss dazu ausdrücklich einwilligen (§ 84 Abs. 2 SGB IX). Die Einwilligung, eventuell in Verbindung mit einer Betriebsvereinbarung, bildet die datenschutzrechtliche Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Personenbezogene Daten
BEM beginnt mit einer Datenerhebung beim Betroffenen. Es handelt sich hierbei um besonders schützenswerte personenbezogene Daten (§ 3 Abs. 9 bzw. Art. 9 DS-GVO), mit den sich daraus ergebenden Konsequenzen. Durch das BEM sollen frühzeitig Konstellationen erkannt und verhindert werden, aus denen sich unter Umständen langanhaltende Arbeitsunfähigkeit entwickeln kann, was negative Folgen für das Unternehmen und den betroffenen Arbeitnehmer hätte. Es ist darauf zu achten, dass das im Wege der Durchführung des BEM erworbene Wissen nicht unmittelbar in Personalentscheidungen einfließt.

Durchführende Organisationseinheit
In der Praxis wird das BEM von der Personalabteilung dem Betroffenen initiiert. Nimmt er Arbeitnehmer dieses Angebot an, so soll das Verfahren von einer gesonderten Organisationseinheit durchgeführt werden, die sich in der Regel aus der Personalabteilung, Betriebsarzt, Vorgesetzter und Betriebsrat zusammensetzt.

Archivierung der BEM Daten
Die in diesem Zusammenhang erhobenen Daten sollten nicht in der Personalakte aufbewahrt werden. Es empfiehlt sich eine getrennte Aufbewahrung der erhobenen BEM-Daten. Dies ist speziell bei der Verwendung einer digitalen Personalakte zu berücksichtigen. Wird eine Dauererkrankung überwunden und stabilisiert sich der Gesundheitszustand des Betroffenen über einen längeren Zeitraum, so wird der BEM-Prozess abgeschlossen. Bei der erforderlichen Archivierungsdauer werden in der Literatur drei Jahre nach erfolgreichen BEM genannt.

Empfehlung: Regelung durch Betriebsvereinbarung
Die Löschfrist, sowie sonstige Einzelheiten des Verfahrens sollten zur Gewinnung größtmöglicher Transparenz in Form einer Betriebsvereinbarung geregelt werden.