In Zukunft können Unternehmen auf folgende Entwicklungen von Microsoft für die Erfüllung ihrer Datenschutzpflichten zurückgreifen:
- M365-Kit: Zentrale Hilfestellung für die Datenschutzkommunikation
- Cloud Compendium: Umfassende FAQ zur Cloud Compliance
- Vorlagen für Datenschutz-Folgenabschätzungen: Praktische Vorlagen für DSFA
Dadurch sollte es Unternehmen nun leichter fallen, die datenschutzkonforme Nutzung von Microsoft-Diensten nachzuweisen.
M365-Kit: Zentrale Hilfestellung für die Datenschutzkommunikation
Das M365-Kit – gemeinsam mit dem bayerischen und hessischen Datenschutzbehörde entwickelt – bietet eine zentrale Hilfestellung zur Datenschutzdokumentation. Dabei enthält es Beispiele und Mustertexte für den Einsatz von Microsoft 365 Copilot, sowie weitere Vorlagen für die Erfüllung der Datenschutzdokumentation nach DS-GVO (VVT, Schwellwertanalysen zur Prüfung der DSFA-Pflicht, Rechtgrundlage für typische Einsatzszenarien, Datenschutzhinweise).
Cloud Compendium: Umfassende FAQ zur Cloud Compliance
Das 26 Seiten umfassende Dokument, fasst die häufig gestellten Fragen zu Onlinediensten wie Microsoft 365 Copilot oder Microsoft Azure zusammen. Dabei verweist es an geltende Standards und Bestimmungen. Das Compendium steht als PDF-Download zur Verfügung – besonders für IT-Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte interessant.
Vorlagen für Datenschutz-Folgenabschätzungen: Praktische Vorlagen für DSFA
Die DSFA-Vorlagen für verschiedene Anwendungsszenarien von Office 365 und Microsoft 365 Copilot, jeweils für Kunden des öffentlichen und nicht-öffentlichen Bereich, unterstützen mit präzisen Informationen bei der Erstellung einer DFSA nach Art. 35 DS-GVO.
Fazit
Die rechtssichere Dokumentation für die Datenverarbeitung in Hinblick auf den Einsatz von KI-Diensten wie Microsoft 365 Copilot, stellt die Verantwortlichen vor eine Herausforderung. Mit den neuen Tools von Microsoft, wollte der Nachweis gegenüber der durch Datenschutzaufsichtsbehörden nun weniger Bauchschmerzen bereiten.
Quellen
https://news.microsoft.com/source/emea/2025/11/neue-datenschutz-hilfen-von-microsoft/?lang=de
https://www.heise.de/news/Microsoft-veroeffentlicht-Datenschutz-Hilfen-fuer-M365-und-Copilot-11075444.html