Die europäische Entgelttransparenzrichtlinie soll den Grundsatz „gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit“ wirksamer durchsetzen. Sie verpflichtet Arbeitgeber unter anderem zu transparenten Einstiegsgehältern, nachvollziehbaren Entgeltkriterien und geschlechtsspezifischen Vergütungsanalysen. Beschäftigte erhalten weitergehende Auskunftsrechte. Der Anspruch besteht für Beschäftigte in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten.
Die Umsetzungsfrist endete am 7. Juni 2026. In Deutschland war das Gesetzgebungsverfahren nach dem zuletzt offiziell dokumentierten Stand jedoch noch nicht abgeschlossen. Die Bundesregierung bereitete im Juli 2026 weiterhin einen Gesetzentwurf vor. Bis zu dessen Verabschiedung bleibt insbesondere das bestehende Entgelttransparenzgesetz maßgeblich. Unternehmen sollten gleichwohl bereits ihre Prozesse und Datenbestände überprüfen. Denn die Richtlinie verlangt ausdrücklich, dass personenbezogene Daten bei allen Transparenzmaßnahmen im Einklang mit der DS-GVO verarbeitet werden.
Transparenz bedeutet nicht Offenlegung von Einzelgehältern
Vergütungsdaten sind personenbezogene und besonders vertrauliche Informationen. Entgelttransparenz darf daher nicht dazu führen, dass Beschäftigte erfahren, was konkret identifizierbare Kolleginnen oder Kollegen verdienen. Grundsätzlich offengelegt werden sollen vielmehr objektive Vergütungskriterien und statistische Vergleichswerte. Bereits das geltende Entgelttransparenzgesetz schützt sowohl die auskunftsuchende Person als auch die Mitglieder der Vergleichsgruppe. In Betrieben mit regelmäßig mehr als 200 Beschäftigten besteht unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein individueller Auskunftsanspruch. Das Vergleichsentgelt darf jedoch nicht angegeben werden, wenn die Vergleichstätigkeit von weniger als sechs Beschäftigten des jeweils anderen Geschlechts ausgeübt wird. Dadurch sollen Rückschlüsse auf Einzelgehälter verhindert werden. Auch die Verwendung der erhaltenen Informationen ist zweckgebunden: Sie dürfen nur zur Durchsetzung von Rechten nach dem Entgelttransparenzgesetz genutzt werden. Die Veröffentlichung personenbezogener Gehaltsangaben oder deren Weitergabe an unbeteiligte Dritte ist davon nicht umfasst.
Datenschutz beginnt bei der Gestaltung der Prozesse
Unternehmen sollten zunächst eindeutig festlegen, welche Daten sie für Auskünfte, Entgeltanalysen und Berichte tatsächlich benötigen. Namen, Personalnummern und andere unmittelbar identifizierende Angaben gehören nicht in Analyse- oder Berichtsdaten, sofern sie für den jeweiligen Zweck entbehrlich sind. Analysedatensätze sollten pseudonymisiert und der Zuordnungsschlüssel getrennt aufbewahrt werden.
Besondere Aufmerksamkeit benötigen kleine Vergleichsgruppen, seltene Funktionen und frei kombinierbare Dashboard-Filter. Auch anonym wirkende Durchschnittswerte können eine Person identifizierbar machen – beispielsweise, wenn nur eine Frau eine bestimmte Führungsposition innehat. Kleine Gruppen sollten deshalb gesperrt, sachgerecht zusammengefasst oder ausschließlich durch eine besonders berechtigte Stelle ausgewertet werden. Eine feste Mindestgröße ersetzt dabei nicht die Prüfung des konkreten Re-Identifizierungsrisikos.
Für jede Verarbeitung müssen zudem Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger und Löschfrist dokumentiert werden. Erforderlich sind insbesondere ein Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DS-GVO), ein Berechtigungskonzept, verschlüsselte Übertragungswege und eine Protokollierung der Zugriffe. Bei umfangreichen oder konzernweiten Vergütungsanalysen sollte zusätzlich geprüft werden, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung notwendig ist.
Tipps für die praktische Umsetzung
- Bilden Sie ein gemeinsames Projektteam aus HR, Datenschutz, Legal, IT und Entgeltabrechnung.
- Definieren Sie gleichwertige Arbeit anhand geschlechtsneutraler Kriterien wie Qualifikation, Verantwortung, Belastung und Arbeitsbedingungen.
- Trennen Sie personenbezogene Quelldaten, pseudonymisierte Analysedaten und aggregierte Berichte technisch voneinander.
- Richten Sie einen standardisierten Prozess für Auskunftsersuchen einschließlich Identitätsprüfung, Fristenkontrolle und dokumentierter Freigabe ein.
- Beziehen Sie den Betriebsrat frühzeitig ein. Zu seinen Aufgaben gehören die Förderung der tatsächlichen Gleichstellung, die Begleitung von Auskunfts- und Berichtspflichten sowie – abhängig von der konkreten Ausgestaltung – die Mitbestimmung bei Entlohnungsgrundsätzen und technischen Auswertungssystemen.
- Schulen Sie alle Personen, die Zugriff auf Vergütungsdaten oder Auskunftsverfahren haben.
Wer Datenschutz bereits bei der Gestaltung von Vergütungsstrukturen, HR-Systemen und Auskunftsprozessen berücksichtigt, schafft nicht nur Rechtssicherheit. Ein nachvollziehbares und vertrauliches Verfahren stärkt zugleich das Vertrauen der Beschäftigten in eine faire Vergütung.
Quellen:
https://dserver.bundestag.de/btd/21/070/2107026.pdf
https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/kp/dsk_kpnr_14.pdf