Hinweisgeberschutzsystem

Rechtlicher Rahmen

Das nationale Hinweisgeberschutzgesetz, das Regelungen zu Hinweisgebersystemen trat in Deutschland am 02.07.2023 in Kraft. Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten müssen bis zu diesem Termin interne Meldewege eingerichtet haben. Organisationen mit 50 – 249 Beschäftigten haben eine Übergangsfrist bis zum 17.12.2023.

Die Europäische Union beschloss im Jahr 2020 die „EU-Directive-Whistleblowing.“ Unternehmen und Verbände sind verpflichtet ein Hinweismanagementsystem einzurichten, das ein Hinweisgebersystem beinhalten muss. Die Regelung betrifft Organisationen mit mehr als 50 Mitarbeiter und/oder mit mehr als 10 Mio. € Jahresumsatz.
Der Ausdruck Hinweisgebersystem bezeichnet ein System zum Gewinnen von Informationen, das Ermittler in Unternehmen und Verwaltungen einsetzen, um ihren Mitarbeitern und auch Personen des Umfeldes (Kunden, Geschäftspartner …) einen vertraulichen Kommunikationskanal zu eröffnen. Dieser kann von ihnen – das betrifft auch Whistleblower – zum Melden möglicher Straftaten und Ethikverstöße genutzt werden.
Zu Hinweisgebersystemen zählen Telefonhotlines, Ombudsleute, web-basierte Systeme sowie kombinierte Mechanismen zur sicheren Kommunikation von Missständen und Unregelmäßigkeiten. Unterschiede liegen in der zeitlichen und örtlichen Erreichbarkeit der Kommunikationsplattform, in der sicheren Anonymitätswahrung des Whistleblowers und damit in der Hemmschwelle, in der Konzentration auf bestimmte Delikte, im Vermeiden von Denunziantentum und in der Dialogmöglichkeit, um einen Fall aufzuklären. Ziel dieser Systeme ist neben der frühzeitigen Aufdeckung vor allem die Prävention interner Missstände, Risiken und Compliance-Verstößen.
Die angesprochene EU Richtlinie 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, muss in allen Mitgliedstaaten in nationales Recht umgesetzt werden.

Whistleblower-Plattform als SaaS

Wir bieten unseren Kunden einen digitalen Meldekanal für die interne Meldestelle, zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes an. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
▪ Online-Portal zur Hinweisabgabe
▪ Wahlweise vollkommen anonym (vom Betreiber einstellbar)
▪ Leicht merkbare Webadresse: muster-gmbh@meldestelle-bsp-security.de
▪ Automatische Empfangsbestätigung des Hinweises
▪ Mehrsprachig (10+ Sprachen enthalten)
▪ Umfangreich anpass- und erweiterbar
▪ Sicherer Kommunikationskanal mit dem Hinweisgeber

Mit einem Whistleblower-Portal können Sie bequem die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes umsetzen. Außerdem schaffen Sie Vertrauen und sorgen für Transparenz. Durch die Ermutigung, den internen Meldekanal zu nutzen, fungiert die Plattform als Frühwarnsystem, um Probleme rechtzeitig zu erkennen und entsprechende Sofortmaßnahmen einzuleiten.

Wir bieten Ihnen im Vorfeld Beratung zur Einführung und Betrieb der Whistleblower-Plattform an, die folgende Punkte umfasst:
▪ Datenschutzkonforme Verarbeitung
▪ Stellung des Meldestellenbeauftragung
▪ Vertrag zur Auftragsverarbeitung
▪ Kommunikation mit den Beschäftigten und Geschäftspartnern zur Einführung
▪ Beachtung der gesetzlichen Fristen (7 Tage, 3 Monate)

Sprechen Sie mit uns, wir beraten Sie gerne und lassen Ihnen ein Angebot zukommen.